Traiter avec les clients par écrit ou par voie électronique - partie 2

Introduction:

La communication par écrit et par voie électronique nécessite souvent l'utilisation de matériel. Afin de communiquer avec succès, le candidat doit savoir utiliser efficacement les équipements concernés. Lorsqu'il y a un retard prévu dans la réponse aux communications, le client doit être tenu au courant de la situation et des progrès.

Les communications électroniques et écrites peuvent être risquées si les documents ne sont pas entre les mains de la bonne personne. Des précautions doivent être prises pour garantir une livraison sûre des moyens de communication ci-dessus.

Il s'agit d'une unité de niveau 3 avec une valeur de crédit de 6. Cette unité a été divisée en deux parties pour faciliter la compréhension et pour ne pas entasser trop d'informations dans un seul hub.

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Traiter avec les clients par écrit ou par voie électronique - Partie 1

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4.6 Expliquer comment utiliser l'équipement utilisé pour produire et envoyer des communications écrites ou électroniques.

Les communications écrites et électroniques peuvent être effectuées de différentes manières et différents équipements sont utilisés pour différents types de communications. Afin d'envoyer et de recevoir ces communications efficacement, il faut savoir faire fonctionner ces équipements.

Pour les communications écrites, il faut avoir des compétences en écriture et également utiliser le bon stylo, papier et crayons appropriés pour cette communication. Si la communication doit être imprimée et envoyée, il faut savoir comment utiliser l'imprimante. Dans la communication électronique, nous utilisons soit un ordinateur, soit un télécopieur. Ainsi, la personne qui communique doit savoir comment faire fonctionner l'ordinateur ou l'ordinateur portable et le télécopieur. Les documents envoyés par télécopieur peuvent être manuscrits ou imprimés et peuvent nécessiter de savoir comment faire fonctionner un télécopieur, un ordinateur et une imprimante.

Pour produire des documents, nous avons besoin

• Ordinateur avec clavier, souris et moniteur ou ordinateur portable ou stylo et papier
• Une imprimante

Pour envoyer les documents dont nous avons besoin

• Un télécopieur
• Un ordinateur avec clavier, souris et moniteur ou ordinateur portable
• Enveloppes et timbres

Utiliser un ordinateur:

• Il faut un ordinateur ou un processeur avec un clavier, un moniteur et une souris et une imprimante connectée.
• L'ordinateur doit avoir le système d'exploitation, qui est Windows XP dans notre organisation.
• Avant d'allumer l'ordinateur, il faut s'assurer que les cordons d'alimentation sont parfaitement fixés au panneau arrière du CPU, les câbles vidéo dans le moniteur et les cordons à la prise de courant, et également que la souris et le clavier sont connectés dans leur propre les ports.
• Après ce contrôle, le bouton d'alimentation est activé dans la CPU.
• La machine demandera un nom d'utilisateur et un mot de passe pour se connecter au système. Cela différera pour chaque organisation en fonction de la configuration des ordinateurs u.
• Il peut y avoir des connexions supplémentaires pour les systèmes ou logiciels spécifiques à l'entreprise pour utiliser les ressources et les logiciels, accéder aux disques durs, etc.
• Il faut savoir utiliser le logiciel de traitement de texte, les applications Microsoft et autres applications que l'organisation utilise pour produire des documents.

Après avoir préparé le document, il faut savoir comment le joindre à un courrier électronique et l'envoyer à l'aide des services de messagerie fournis par l'organisation, par exemple Microsoft Outlook ou imprimer s'il doit être envoyé par courrier, selon la méthode qui sera utilisée pour envoyer la communication.

Parfois, le document doit être envoyé crypté sur des lecteurs flash, CD ou DVD. Dans ces situations, il faut savoir comment copier des fichiers sur le lecteur flash et les crypter, et si vous les gravez sur CD ou DVD, vous devez savoir comment utiliser le logiciel de gravure ou d'écriture.

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Utilisation d'un télécopieur:

Les télécopieurs sont principalement utilisés lorsqu'il n'y a pas de possibilité d'envoyer des documents par e-mail, ou lorsque les organisations estiment que la communication par e-mail n'est pas sécurisée pour ce type particulier de document ou de documents peuvent prendre des jours pour arriver par la poste. Pour envoyer des documents par fax, il faut savoir comment faire fonctionner un télécopieur. Pour faire fonctionner un télécopieur, vous avez besoin d'un numéro de télécopieur, d'un numéro de télécopieur du destinataire, d'une cartouche ou d'un ruban ou d'un toner selon le modèle de télécopieur, des documents requis à envoyer avec une page de garde et des livres blancs vierges en cas de réception. fax.

Vous devez installer et configurer le télécopieur avant de pouvoir l'utiliser. Au départ, l'alimentation et la ligne téléphonique doivent être branchées et sous tension. La ligne téléphonique doit aller dans la bonne prise, en suivant le manuel d'instructions. Assurez-vous qu'il y a une tonalité. La plupart des organisations ont un numéro de téléphone dédié pour la ligne de télécopie et, par conséquent, le télécopieur peut être configuré pour répondre automatiquement. Assurez-vous que le toner / la cartouche / le ruban sont chargés et qu'il y a toujours une quantité de papier nécessaire dans le bac à papier pour recevoir la télécopie.

Pour les besoins des enregistrements, il est bon de configurer une page de confirmation pour le fax, qui vous dira si l'envoi a réussi ou s'il y a eu des erreurs. Cela aide lors de l'envoi de documents confidentiels et importants ou juridiques. Mais si vous n'utilisez la télécopie que pour des questions simples, vous pouvez désactiver cette fonction pour économiser du papier.

Un autre paramètre utile est l'option d'en-tête qui comprendra une ligne au-dessus du document pour indiquer la provenance du fax, ainsi que la date, l'heure et le numéro de fax. Cela sera très utile pour identifier les coordonnées de l'expéditeur et aussi pour communiquer avec l'expéditeur par fax si nécessaire.

Lors de l'envoi d'un fax, assurez-vous que l'appareil est sous tension et envoyez toujours un papier de couverture pour fax en mentionnant les détails des documents envoyés, qui l'envoie et dans quel but il est envoyé. Cela rendra les choses très claires et faciles. Placez les documents dans le bac approprié dans la bonne position et composez le numéro auquel vous souhaitez envoyer la télécopie. Appuyez sur le bouton d'envoi et attendez que tous les papiers soient numérisés et que le fax soit transmis. Une fois le processus terminé, le télécopieur imprimera un rapport de confirmation, en fonction des paramètres.

Si l'appareil est correctement configuré, que le bac à papier est chargé et que la cartouche ou le toner est prêt, la réception d'une télécopie est un processus très simple. Si le télécopieur est configuré pour recevoir automatiquement les télécopies, lorsque la ligne de télécopie sonne, la machine recevra automatiquement la télécopie et l'imprimera. Configurer le fax pour qu'il réponde automatiquement est très utile, afin de ne pas manquer des documents importants qui arrivent à n'importe quel moment de la journée.

Utilisation d'une imprimante:

Pour pouvoir envoyer un document dactylographié via les services de messagerie ou de télécopie, vous devez d'abord les imprimer. Pour imprimer les documents, vous avez besoin d'une imprimante connectée à votre ordinateur ou au réseau auquel votre ordinateur est connecté. Très similaire au télécopieur, vous devez vous assurer que l'imprimante est branchée et que l'alimentation est allumée. Selon le type d'imprimante, que ce soit à jet d'encre ou à jet laser, les imprimantes auront une cartouche d'encre ou une cartouche de toner. Assurez-vous que le compartiment de la cartouche est chargé d'encre ou de toner. Selon le type d'imprimante, vous pouvez avoir différents bacs pour différents types de papier et différents formats de papier. Assurez-vous que les magasins papier sont chargés. Effectuez certains réglages initiaux sur l'imprimante pour la qualité d'impression, l'impression recto verso, etc.

Pour imprimer un document, utilisez le menu fichier sur le document que vous avez créé et choisissez l'option d'impression. La boîte qui apparaît aura des options ou un bouton de propriétés pour définir les paramètres d'impression. Des impressions couleur peuvent être effectuées si nécessaire sur une imprimante couleur. L'impression recto verso peut être effectuée pour économiser du papier.

Bien que tous ces équipements soient utilisés au quotidien dans un environnement de bureau, assurez-vous d'éteindre les ordinateurs et les imprimantes tous les jours afin d'économiser de l'énergie. Cela aide également à prolonger la durée de vie des équipements.

4.7 Expliquez l'importance de tenir votre client informé s'il est probable qu'il y ait un retard dans la réponse à une communication.

Le service client est un élément très important dans chaque organisation. Les contacts et les relations avec les clients sont très importants et doivent être maintenus en permanence pour que l'organisation fonctionne correctement. Tenir les clients informés est une tâche très importante et fait partie du service client. Cela aidera à éviter tant de problèmes, de malentendus et de frustrations et aidera à renforcer la relation avec les clients la plupart du temps. Les clients seront heureux d'entendre parler d'un problème de l'entreprise ou de l'organisation, plutôt que de le découvrir par eux-mêmes. Une approche proactive est donc bien meilleure qu'une approche réactive.

Par exemple (du point de vue de mon travail), si vous savez qu'un problème est survenu et qu'il y a une liste d'attente sur les références reçues, vous pouvez appeler les clients pour les informer du retard et de la raison pour laquelle le retard s'est produit et Donnez-leur également un délai dans lequel le problème sera réglé. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant les raisons du retard et le moment où il sera mis en œuvre. Si cela n'est pas fait, les clients sonneront à nouveau, et lorsqu'ils obtiendront une réponse négative, ils seront frustrés ou chercheront d'autres organisations ou entreprises.

Le partage d'informations avec les clients sur les retards dans les services ou tout retard dans la réponse aux communications ou aux services indiquera aux clients que l'entreprise les a pris en charge. Cela empêchera également les clients d'appeler le service client et de s'inquiéter ou de se frustrer. Cela contribuera à renforcer la relation client. Mettez-vous toujours à la place du client et pensez à ce à quoi vous vous attendiez. La même chose et au-delà devra être fournie aux clients.

Lorsque vous recevez une demande d'un client, le client attend par anticipation de voir si sa demande sera satisfaite ou non. Ils pourraient même se demander si leur demande vous est parvenue. Ainsi, dans un premier temps, il est bon d'accuser réception et d'informer le client que vous avez reçu la demande et que vous allez la traiter ou y travailler. S'il s'agit d'une demande qui prendra un certain temps à être résolue, tenez le client informé de l'avancement. Cela aidera le client à rester en paix, sachant que les travaux sont en cours et qu'ils sont pris en charge.

Lorsque le problème est résolu, assurez-vous d'appeler le client et de l'informer, plutôt que d'attendre que le client vous appelle pour obtenir des informations. Cela aidera le client à rester en paix et à devenir productif, sinon, selon le client, les problèmes subsistent toujours non résolus.

Tenir les clients informés améliore la satisfaction des clients. Qu'il s'agisse d'une bonne ou d'une mauvaise nouvelle, ils ont besoin d'être informés, afin qu'ils sachent qu'ils sont rappelés et non ignorés.

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4.8 Expliquer les risques associés à la confidentialité des communications écrites ou électroniques.

Toutes les formes de communication ne sont pas totalement sécurisées. Il existe des lacunes et des inconvénients dans toutes les formes de communication.

Risques liés à la confidentialité de la communication écrite:

Toute forme de communication écrite sera enregistrée sur papier ou envoyée via les services de messagerie. La communication peut contenir des informations confidentielles que des personnes non autorisées ne sont pas autorisées à lire ou à consulter.

Risques liés à la confidentialité des communications électroniques:

Les formes de communications électroniques comprennent les téléphones, les téléphones portables, les télécopieurs et les courriers électroniques.

• Téléphones: Les communications qui ont lieu sur un téléphone fixe ne sont pas totalement sécurisées car il y a des cas où les lignes téléphoniques ont été mises sur écoute. Dans le cadre du processus et des procédures, les compagnies de téléphone peuvent surveiller les appels téléphoniques, ce qui en fait à nouveau un problème sérieux en matière de confidentialité. Il existe également des lignes qui peuvent avoir plusieurs extensions, où la conversation d'une personne peut être entendue par d'autres personnes, violant ainsi la confidentialité.

• Téléphones mobiles: la communication par téléphone mobile utilise des ondes radio, qui peuvent être interceptées facilement. Tous les messages reçus par les téléphones portables, si le téléphone n'est pas verrouillé par un mot de passe, peuvent être vus par n'importe qui s'ils sont entre les mains de mauvaises personnes. Les smartphones disposent également d'options plus simples pour configurer les e-mails et d'autres fonctionnalités. Si elles ne sont pas sécurisées par un mot de passe, ces fonctions du smartphone peuvent entraîner de graves problèmes de confidentialité si elles envoient des informations entre les mains de personnes qui ne sont pas autorisées à accéder à ces informations.

• Télécopieurs: Bien que les télécopieurs soient un moyen sûr d'envoyer et de recevoir des informations, il faut être très prudent lors de l'envoi d'informations par fax. Si vous entrez un mauvais numéro lors de l'envoi d'un fax, même si un chiffre est erroné, des données confidentielles peuvent passer entre les mains de mauvaises personnes, même à une partie adverse dans une affaire juridique. Il faut donc revérifier le numéro auquel ils envoient un fax avant d'appuyer sur le bouton d'envoi ou de transmission. Il peut également y avoir un accès non autorisé aux télécopieurs du côté du destinataire. Il est donc toujours bon de vérifier auprès du destinataire si c'est le bon moment pour envoyer le fax et si le destinataire a reçu les documents en main. Même dans votre propre bureau, les télécopieurs doivent être conservés là où ils ne sont accessibles que par du personnel autorisé, faute de quoi les documents confidentiels reçus pourraient être saisis par les mauvaises personnes.

• E-mails: Comme pour la transmission de fax, il faut être très prudent lors de la communication par e-mail. Il faut s'assurer de saisir correctement l'adresse e-mail et de vérifier qu'elle est correcte, sinon les e-mails peuvent aller dans la boîte de réception du mauvais destinataire. Il existe d'autres menaces impliquées dans la communication par e-mail. Les e-mails et leurs pièces jointes peuvent être lus et vus par les administrateurs système et les pirates. Ainsi, lors de l'envoi d'informations confidentielles et sensibles, vous devez éviter d'utiliser les réseaux publics et utiliser des méthodes cryptées.

En général, il est toujours bon d'informer les clients ou les destinataires de communications que les communications écrites et électroniques comportent des risques et que les réunions personnelles sont la meilleure méthode.

Notre organisation a utilisé des mesures pour maintenir la sécurité des données dans l'utilisation de la technologie informatique.

E-mails

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