Communiquer dans un environnement professionnel - diplôme NVQ niveau 3 en commerce et administration - partie II

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C'est la suite de la partie I de l'Unité "Communiquer dans un environnement professionnel"

Il y avait quelques questions que j'ai manquées dans cet article, et elles sont là pour tous ceux qui ont besoin d'aide. En fait, il y a eu beaucoup de commentaires, demandant de l'aide pour cette section (section 3 et section 4). J'espère que ça aide.

PS: Sur une note aimable, veuillez ne pas copier les éléments soumis ici et les afficher dans votre fichier. Ceci a été publié ici, uniquement pour vous aider à avoir une idée / compréhension de ce qu'ils attendent de vous et de la manière dont vous devez écrire. Vous devrez vous rapporter à votre propre zone de travail et organisation et vous y tenir lors de la préparation des fichiers. Merci de votre collaboration.

3.1 Décrire les moyens de présenter clairement l'information et les idées verbalement

Je dois utiliser un langage simple et des phrases courtes lorsque je présente des informations de cette façon, cela rend les informations plus faciles à comprendre pour tout le monde. Je dois m'assurer que je suis flexible et que je peux donner des informations aux gens de différentes manières parce que différentes personnes comprennent les choses et les concepts de différentes manières. Certains comprennent en entendant, certains en voyant et certains en pratiquant. Avant de présenter les informations, je:

• Planifiez ce que je veux parler.
• Supprimez tous les détails inutiles.
• Présentez les idées importantes dans un ordre logique.

Utilisez un langage actif et personnel comme «vous» et «nous».

3.2 Expliquer les moyens d'apporter des contributions aux discussions qui aident à atteindre les objectifs

Il existe différents objectifs en tant que département et équipe. Pour réussir au sein de l'équipe, j'ai besoin d'apprendre à écouter les gens, à donner de l'importance aux idées de chacun, à effectuer les tâches requises dans les délais convenus, à tenir tout le monde au courant de tous les événements, discussions et autres communications, et le plus important de tous, soyez très attentionné et respectueux.

3.3 Décrire les moyens d'adapter les contributions verbales aux différents publics, objectifs et situations

Avant de présenter quoi que ce soit ou avant d'aller parler à un groupe ou à une équipe, je vais devoir apprendre le type de public, le but et la situation et ajuster mes contributions verbales en conséquence. Les compétences en communication font partie des compétences les plus prisées et les plus recherchées en affaires.

Sans compétences en communication, nous sommes incapables de faire savoir aux autres ce que nous pensons, ressentons ou voulons accomplir. Nous ne serons pas en mesure de créer des partenariats, de motiver les autres ou de résoudre les conflits.

Des études ont montré qu'à mesure que les professionnels progressent plus haut dans une organisation, leurs compétences en communication deviennent également plus importantes et non moins. (Source: wittcom.com)

3.4 Expliquer comment utiliser et interpréter le langage corporel

Le langage corporel ou la communication non verbale est une forme de communication très importante. C'est une forme de communication forte qui est souvent négligée par la majorité des gens. Chaque personne dans ce monde utilise les gestes comme un signe pour exprimer ses émotions, mais peu d'entre nous en sont conscients ou le reconnaissent.

Le langage corporel est une forme de signal non verbal qui est utilisé par beaucoup pour communiquer. Il peut s'agir de nos expressions faciales, de nos mouvements corporels, de nos contacts oculaires et de bien d'autres formes, qui sont des choses que nous ne disons pas verbalement, mais qui peuvent quand même véhiculer une énorme quantité d'informations.

Le langage corporel est une partie importante de la communication qui peut constituer 50% ou plus de ce que nous communiquons. Il faut comprendre que le langage corporel est une très grande partie de la communication. En apprenant à interpréter le langage corporel, nous pouvons devenir un communicateur beaucoup plus efficace dans tous les domaines de la vie. Voici quelques moyens de comprendre les langages corporels:

• Observez le niveau de contact visuel, car cela en dit long sur la personne et ce qu'elle ressent.
• Remarquez ce que la personne fait avec ses mains, les mouvements de la main peuvent montrer si la personne est nerveuse ou détendue.
• Faites attention à la posture, car différentes postures signifient des choses différentes.
• Reconnaissez les postures agressives.
• Regardez les expressions faciales, car elles peuvent exprimer de nombreux types d'émotions, comme la tristesse, le bonheur, la colère, l'agressivité, la frustration, la confusion, etc.

3.5 Décrire comment utiliser et interpréter le ton de la voix

Quand une personne parle, à travers ses tons, nous pouvons reconnaître si la personne est d'humeur drôle ou passionnée par ce qu'elle parle. Le ton répond aux préoccupations de l'orateur, et nous pouvons également déterminer si l'orateur est sincère ou non. Lorsque nous parlons ou présentons quoi que ce soit, l'événement doit être bidirectionnel, de sorte qu'il inclue toutes les personnes présentes, sinon le public peut trouver cela ennuyeux. Il est de la seule responsabilité de l'orateur de créer un sentiment de l'importance de la prestation et de garder tout le monde engagé.

3.6 Décrire les méthodes d'écoute active

L'écoute est l'une des compétences les plus importantes que je devrais avoir pour bien faire mon travail. La mesure dans laquelle j'écoute se reflétera sur mon travail et mes performances. Il illustrera également la qualité de ma relation avec mon équipe et mes clients.

• J'écoute pour obtenir des informations des autres.
• J'écoute pour comprendre ce que disent les autres.
• J'écoute pour apprendre de nouvelles choses.
• J'écoute parce que je respecte les sentiments des autres comme je souhaite que les autres respectent les miens.
• J'écoute parce que je prends soin des autres.
• J'écoute parce qu'il est important d'écouter et d'agir en conséquence.

Devenir un meilleur auditeur m'aidera à améliorer ma productivité au travail. Cela aidera également les autres à acquérir la capacité d'être influents, persuasifs et de négocier.

Les méthodes d'écoute active comprennent:

• Écouter calmement sans interrompre, pour que je laisse parler l'autre personne et lui montre que je tiens à elle et que je la respecte.
• Demander aux autres de répéter si je ne comprends rien, afin d'éviter les erreurs.
• Prendre des notes sur les points importants, pour ne pas oublier ou manquer des points importants.
• Confirmer ce que j'ai compris, afin qu'il n'y ait pas de malentendu sur les informations.

3.7 Décrire les avantages de l'écoute active

L'écoute active présente plusieurs avantages.

• Cela aide les gens à être attentifs à ce qu'ils écoutent.
• Cela évite les malentendus, car nous sommes là pour nous assurer qu'ils ont dit et compris la bonne chose.
• Quand on écoute, la personne qui parle a envie de parler, car elle sait qu'il y a quelqu'un là pour l'écouter.
• Cela m'aide à être ouvert à ce que j'écoute et fait en sorte que l'autre personne se sente également ouverte à ce qu'elle dit.
• J'arrive à voir les choses du point de vue de l'autre personne et m'aide à faire preuve d'empathie avec elles.
• J'arrive à comprendre les gens.
• Je suis également capable de dissiper les doutes et les hypothèses, et d'avoir une idée claire de ce qui s'est réellement passé.
• Dans l'ensemble, cela aide à être une meilleure équipe et aide l'organisation.

3.8 Expliquez le but de résumer la communication verbale.

Le but de résumer la communication verbale est de

• Identifier les principaux points - comportements, pensées et sentiments - qui ont été discutés
• Mets le tout ensemble
• Cela aide à avoir un contour clair et précis

4.1 Décrire les moyens d'obtenir des commentaires sur la réalisation de l'objectif des communications

Le feedback est le dernier processus de communication et il complète l'ensemble du processus de communication. Les commentaires nous aident à décider si la communication était efficace, utile et logique. Cela aide à décider ce qui peut être mieux fait la prochaine fois, donnant ainsi de nouvelles idées.

Je reçois des commentaires de mon équipe, de mon responsable et d'autres services impliqués par e-mail ou en personne. Cela m'aide à améliorer mes performances et à corriger les erreurs.

Pour cela, je:

• Collecter des données
• Passer à l'action
• Communiquez les commentaires
• Affiner les changements

4.2 Expliquer le but et les avantages de l'utilisation de la rétroaction pour développer davantage les compétences en communication

La rétroaction est un aspect très important dans tout environnement de travail ou académique. Je l'utilise pour créer un changement et une amélioration en tant que personne et aussi dans ma performance au travail. Cela améliore le moral de l'équipe, augmente la qualité de service et la réputation de l'organisation. Le lien entre l'organisation et les employés et le lien entre l'organisation et ses clients s'améliorent grâce aux commentaires. Les commentaires doivent également être reçus et traités. Lorsque j'ai donné suite à mes commentaires, je fais savoir aux gens, de cette façon ils savent que j'ai écouté et cela montre que je suis prêt à apprendre et enthousiaste. Cela encouragera également les gens à me faire part de leurs commentaires à l'avenir, et je pourrai encore améliorer mes performances et gravir les échelons.

J'espère que cela a été utile! Si vous avez besoin d'aide ou de conseils concernant l'une des sections publiées ici, laissez un commentaire ou contactez-moi. Je serai plus qu'heureux de pouvoir aider.