Bulles et silos dans le processus de l'entreprise

Éclater la bulle

La prochaine fois que vous serez au travail, regardez autour de vous. Dans quelle mesure les différents départements travaillent-ils ensemble?

Diriez-vous que vous avez une bonne compréhension du fonctionnement de chaque département? Ou comment leurs rôles correspondent-ils aux vôtres?

Chacun aime penser que son propre rôle est le plus important, que l'entreprise ne pourrait pas fonctionner sans son département.

Faux!

Une chose que nous voyons souvent dans l'audit interne est que chaque service travaille dans un silo, restant dans sa propre petite bulle de travail, inconscient de ce qui se passe autour d'eux dans l'entreprise.

Bien que se concentrer sur les détails de tout ce que vous faites est une bonne chose, cela ne devrait pas se faire au détriment de la situation dans son ensemble.

Quel que soit le secteur, aucune entreprise ne peut fonctionner avec un seul département. Même les petites entreprises à un seul opérateur vous obligent à porter plusieurs casquettes lorsque vous assumez différents rôles au sein de votre entreprise.

Processus multi-départements de l'entreprise

Jetons un coup d'œil à un exemple simple des étapes de fabrication d'un produit existant et de sa vente à nos clients. Avant même d'envisager d'en faire plus, vous devez déterminer:

• combien de produit vous avez actuellement en stock
• s'il a une date d'expiration
• s'il s'agit d'un produit saisonnier requis uniquement à certaines périodes de l'année
• s'il y a un besoin actuel de faire un supplément
• si l'entreprise a les ressources nécessaires pour en faire plus en ce moment

Les questions ci-dessus sont généralement examinées par une personne du service de planification. Ils détermineront également la quantité de produit à fabriquer et la quantité de matières premières à acheter.

Les informations sont ensuite généralement transmises à la direction pour approuver la production, l'achat des matières premières et le temps et le personnel nécessaires pour terminer la fabrication du produit. Des discussions avec le service financier sont généralement incluses à ce moment-là pour s'assurer que l'entreprise dispose des fonds disponibles pour mener à bien toutes les tâches.

Une fois le processus de planification terminé et approuvé, les détails des besoins en matières premières sont transmis au service des achats. Ici, ils auront une liste de fournisseurs approuvés qu'ils utilisent pour rédiger des bons de commande pour acheter les matières premières nécessaires. Encore une fois, ceux-ci devront être approuvés, généralement par la direction, avant d'être envoyés aux fournisseurs.

Une fois que les matières premières ont été commandées, le service financier doit valider le paiement pour s'assurer que les marchandises sont livrées à temps. Les registres financiers doivent être mis à jour pour refléter combien d'argent l'entreprise a dépensé et pour quoi. Plus tard, ils devront également faire correspondre ce paiement avec les factures reçues dans le cadre de leur processus de rapprochement.

Nous avons donc commandé nos matières premières; le reste devrait être facile, non?

Les fournisseurs ont commencé à livrer nos matières premières, alors quelqu'un doit maintenant les vérifier pour s'assurer que les commandes sont correctes et que les marchandises sont dans un état utilisable. La meilleure façon de procéder est de comparer les bons de commande et les factures avec les marchandises reçues.

Selon la taille de l'entreprise et le type de matériel reçu, il peut s'agir de n'importe qui, de la réceptionniste au personnel de l'entrepôt ou au contremaître de chantier. Dans les grandes entreprises, et toujours en fonction du type de marchandises, une personne peut signer pour confirmer que les marchandises ont été reçues sur place et une autre pour vérifier la qualité des matières premières.

Tous les documents relatifs à la matière première devront être conservés et des copies devront peut-être être envoyées à différents départements pour s'assurer que leurs registres sont exacts. Lorsqu'il y a de la paperasse, c'est là que les choses peuvent devenir compliquées en cas de manque de communication ou si vous ne comprenez pas pourquoi les autres départements en ont besoin et dans quels délais ils en ont besoin.

Vous ne pouvez pas payer une facture si vous ne savez pas ce que vous payez. Vous ne devez pas non plus accepter les marchandises sur place si vous ne connaissez pas les produits et les quantités qui devraient y être.

Maintenant que nous avons nos matériaux, nous pouvons fabriquer nos produits.

Encore une fois, selon la taille et la configuration de l'entreprise, la manière dont les matières premières sont stockées, enregistrées et distribuées pour utilisation peut être très différente. Un point qui devrait rester le même est qu'il devrait être enregistré quand chaque matériel est utilisé, par qui et dans quelle mesure. Sans ces informations, vous ne saurez pas ce dont vous avez besoin lorsque vous démarrez le processus de planification la prochaine fois que vous souhaitez fabriquer le produit.

Nous commençons à fabriquer notre produit en utilisant les instructions de travail qui ont été développées avant de commencer à fabriquer ce produit en premier lieu. Les instructions de travail sont utilisées pour s'assurer que chaque produit est fabriqué exactement de la même manière et a une qualité constante.

Chaque fois que quelqu'un découvre un moyen d'améliorer le processus de fabrication, les instructions de travail et les autres documents du processus doivent être mis à jour afin de rester à jour. Votre service d'audit interne peut également revoir le processus pour s'assurer que les instructions de travail sont effectivement suivies.

Si vous utilisez un équipement pour fabriquer vos produits, vous devez vous assurer que l'équipement est en bon état de fonctionnement. Le service de maintenance a besoin d'un calendrier en place pour tester, réparer et remplacer l'équipement si nécessaire. Des discussions avec le personnel de gestion des risques et / ou d'audit interne peuvent aider à établir ces calendriers.

De plus, tout incident survenu au cours du processus de fabrication, tel qu'une panne d'équipement, un processus de production qui n'est pas achevé ou une blessure du personnel, devra être enregistré, étudié et résolu.

Avant que le produit puisse être vendu, il doit être vérifié pour sa qualité; vous ne voulez pas vendre un produit de qualité inférieure ou défectueux.

Nous avons maintenant un produit fini dans notre magasin en attente d'être vendu, mais à qui le vendons-nous et pour combien?

Et ça continue

Le "combien" aurait été précédemment calculé par la direction, encore une fois le service des finances serait impliqué pour confirmer combien il vous en coûtait pour fabriquer le produit et combien de profit vous vouliez faire.

Une étude de marché menée par une personne impliquée dans la recherche et le développement aurait été nécessaire au début pour voir à quoi d'autres produits similaires se vendaient et ce que les gens seraient prêts à payer.

Quant à savoir à qui vendre, votre étude de marché aurait déjà examiné cela au début afin que vous sachiez déjà qui sont vos clients. Le service marketing aura mis en place une campagne pour cibler les bons clients en laissant au service commercial le soin de livrer le produit au client.

C'est déjà un processus assez compliqué, mais nous n'avons pas encore fini tranquillement.

Semblable à la commande et à l'achat des matières premières, nous devons maintenant inverser ce processus pour sortir les produits de notre zone de stockage et les amener au client.

Notre service d'emballage aurait besoin d'emballer la bonne quantité de chaque produit pour les clients. Nous aurions besoin de créer des factures que le client devrait payer. L'entrepôt aurait besoin de confirmer que les bons produits sont allés au bon client. Et notre service financier devrait s'assurer que le client a payé et que les paiements ont été enregistrés et rapprochés correctement.

De plus, comme nous avions du personnel qui fabriquait les produits, notre service de la paie aurait besoin de savoir qui travaillait et à quelle heure ils travaillaient pour être rémunérés pour leur temps.

Bien que tout ce qui précède se passe, certains départements travaillent encore en arrière-plan. Deux principaux éléments à prendre en compte sont le service informatique qui veille à ce que le personnel ait accès aux systèmes et aux informations dont il a besoin.

L'autre est nos nettoyeurs. Que vous choisissiez de faire appel à du personnel interne ou à une entreprise de nettoyage externe, quelqu'un doit garder l'espace de travail propre, rangé et exempt de dangers potentiels.

Alors, qui était impliqué?

En regardant l'exemple ci-dessus, notre processus de production et de vente simple a impliqué les départements suivants:

• La gestion
• Planification
• Achat
• La finance
• Entrepôt
• Contrôle de qualité
• Gestion de documents
• Production
• Entretien
• Commercialisation
• IL
• Emballage
• Ventes
• R&D
• Gestion des risques
• Audit interne
• Enquête d'incident
• Paie
• Nettoyage

Comme vous pouvez le voir, chaque département est impliqué. Si vous deviez retirer un seul de ces services du mélange, les choses se compliqueraient très rapidement! Les contrôles de contrôle pourraient être manqués, vous pourriez ne pas avoir les ressources dont vous avez besoin pour terminer la production ou payer le personnel, vous pourriez manquer des opportunités de vente ou, plus important encore, vous pourriez vendre un produit qui ne convient pas à l'utilisation et pourrait être dangereux.

Comment supprimer les silos?

Assez souvent lors d'un audit interne, si je constate qu'il y a une rupture de communication ou si le personnel n'est pas sûr des rôles des différents domaines, je recommanderai que le personnel d'un département aille et observe le personnel d'autres départements pendant une courte période. Je les fais aller s'asseoir pour voir ce que font réellement les autres membres du personnel. Ils ont la possibilité de poser des questions et de mieux comprendre comment les départements travaillent ensemble.

Essentiellement, ils commencent à voir l'entreprise comme un puzzle avec toutes les pièces assemblées pour former un tout plutôt qu'une collection de silos individuels.

© 2017 Katrina McKenzie