Exemple de feuille de calcul de comptabilité pour les petites entreprises

Si vous possédez une entreprise, vous ne pouvez pas ignorer la comptabilité

Si vous avez votre propre petite entreprise, la tenue de bons registres est indispensable. En fait, cela peut même être une exigence d'incorporation ou de licence. Vous devez être en mesure de voir à tout moment si votre entreprise est rentable ou non. Au moment des impôts, il est encore plus essentiel d'avoir conservé de bons registres commerciaux tout au long de l'année, sinon vous pourriez éventuellement vous retrouver dans l'eau chaude avec les autorités fiscales.

Créez des feuilles de calcul simples pour les enregistrements de revenus et les enregistrements de dépenses. Si vous prenez l'habitude de saisir des éléments dans les feuilles de calcul le jour où ils se produisent, vous constaterez bientôt que vous prenez une nouvelle habitude et que vous aurez de bons dossiers commerciaux pour démarrer. La discussion qui suit est conçue comme une ligne directrice, et les exemples sont basés sur une personne qui exploite une petite entreprise de services - dans ce cas, la rédaction et la révision - depuis son domicile, et qui n'a pas d'employés.

Quels registres dois-je conserver?

Les exigences varient d'une juridiction à l'autre, il est donc toujours sage de vérifier auprès de votre État ou de votre gouvernement provincial, ainsi que de l'agence fiscale fédérale, pour vous assurer que vous comprenez ce que vous devez faire en termes de comptabilité.

En règle générale, pour une entreprise individuelle, un bilan annuel n'est pas nécessaire et la tenue de feuilles de calcul suffit. Vous découvrirez probablement qu'en tant que propriétaire d'une entreprise, il existe des lois qui vous obligent à conserver les registres de votre entreprise pendant plusieurs années. Vous devrez peut-être également obtenir un «numéro d'entreprise» auprès de l'agence fiscale pour déclarer les taxes applicables à l'entreprise.

En ce qui concerne la conservation de vos dossiers à des fins fiscales, vous devez toujours vous assurer de conserver une preuve pour sauvegarder chaque entrée de vos feuilles de calcul. C'est ce qu'on appelle une piste d'audit. Cette piste d'audit comprend des éléments tels que les factures pour vos services et les reçus pour les achats que vous effectuez. Si vous utilisez votre voiture pour votre entreprise, vous devez enregistrer le kilométrage encouru pour une utilisation professionnelle, le coût de l'essence, le coût d'une licence et les réparations / entretien. Les factures de téléphone et autres factures de services publics, y compris votre fournisseur d'accès Internet, doivent également être suivies. Des feuilles de calcul simples que vous pouvez configurer à l'aide de logiciels comme Microsoft Excel peuvent vous aider à rester au courant de tout.

Registres de revenus

Il n'y a que quelques étapes simples nécessaires pour configurer une feuille de calcul pour enregistrer les revenus générés par votre petite entreprise. Vous pouvez vraiment entrer dans beaucoup de détails si vous le souhaitez, mais la simplicité est généralement meilleure et vous évitera de considérer la comptabilité comme une corvée.

En gros, tout ce que vous avez à faire est d'enregistrer vos sources de revenus. Si le revenu provient d'une facture que vous avez émise à un client pour la prestation d'un service, notez les détails. Votre piste d'audit ou «preuve» de ces transactions peut inclure des relevés PayPal, des relevés bancaires et des factures que vous avez créées pour vos clients.

Les en-têtes de colonne peuvent inclure tout ce que vous voulez, mais au minimum doivent avoir la date de la transaction ou de la facture, le nom du client, une description des services que vous avez fournis, votre numéro de facture de vente (afin que vous puissiez faire des références croisées et fournir un piste d'audit), et les éventuelles taxes appliquées.

Vous pouvez également créer des formules dans différentes cellules pour continuer à générer des totaux, ou si vous êtes très habile avec les feuilles de calcul, vous pouvez faire des choses comme un lien vers d'autres feuilles. L'échantillon ci-dessous est fourni à titre d'illustration pour des enregistrements de revenus simples.

Revenu des clients avec numéro de facture

greenlamplady (Kaili Bisson)

Dossiers de dépenses

Comme pour les registres de revenus, garder les choses simples du côté des dépenses rendra vraiment tout cela relativement rapide et facile. Enregistrez toutes les dépenses légitimes que vous engagez dans votre entreprise à la date à laquelle elles se produisent. Essayez d'utiliser des descripteurs ou des types de dépenses comme ceux utilisés par les autorités fiscales, car cela vous aidera vraiment quand viendra le temps de faire vos impôts. Quelques exemples incluent:

La publicité
Entreprise - utilisation des dépenses à domicile
Provisions
Téléphone et services publics

Encore une fois, les en-têtes de colonne peuvent inclure tout ce que vous voulez, mais au minimum, doivent avoir la date de la transaction, le type de transaction, le nom du fournisseur, le montant dépensé et les taxes appliquées. Conservez tous les reçus et factures comme preuve. Vous pouvez à nouveau créer des formules dans les cellules pour continuer à exécuter les totaux des différents types de dépenses. Une simple feuille de calcul des dépenses est présentée ci-dessous.

Dépenses par type avec impôts encourus

Téléchargez une application pour suivre les dépenses

Il existe également de nombreuses applications que vous pouvez télécharger sur votre appareil Android ou iOS qui vous permettront de suivre les dépenses professionnelles.

La plupart de ces applications s'intègrent assez facilement à des packages tels que QuickBooks et Excel, ce qui vous donne la tranquillité d'esprit que toutes vos dépenses sont capturées. Certaines applications vous permettent même d'envoyer des factures par e-mail à vos clients, un gain de temps considérable pour toute petite entreprise.

Gardez l'habitude de la feuille de calcul comptable

Maintenant, commencez à prendre l'habitude de passer du temps sur vos feuilles de calcul de comptabilité tous les jours. Vous découvrirez bientôt que cela ne prend pas de temps si vous restez au courant, et au moment des impôts, vous serez très heureux de l'avoir fait.

Combien de temps faut-il pour former une habitude?

Il faut en fait au moins 2 mois pour développer une nouvelle habitude. Mais ne désespérez pas! Quelques minutes par jour suffisent pour ajouter quelques entrées dans votre feuille de calcul.