Derrière la tique: que peuvent vraiment faire les audits internes pour vous?

Découvrez comment rendre les audits internes vraiment utiles pour votre entreprise, pas seulement une case à cocher.

Canva

Audit interne pour les mauvaises raisons

L'audit interne devenant désormais une exigence, les entreprises embauchent parfois du personnel d'audit uniquement pour pouvoir cocher cette case, sans aucune idée de ce qu'il faut en faire.

De nombreux auditeurs trouvent qu'ils ne font que reproduire des audits externes, et bien que cela puisse aider lorsque les auditeurs externes viennent en visite, cela ne fournit pas beaucoup d'informations précieuses pour l'entreprise.

Un audit interne doit être un exercice constructif conçu pour déterminer dans quelle mesure un système de management se conforme à ses propres procédures et pratiques. Un audit interne peut également identifier les améliorations des processus métier et faciliter les communications internes.

Que sont les audits internes?

Bien que les audits internes soient généralement menés par les employés de l'entreprise, il y a eu une augmentation du nombre de spécialistes externes embauchés aux seules fins d'audit. Tout comme vous sous-traitez vos rôles juridiques ou financiers, vous pouvez également externaliser les rôles d'audit.

Votre audit interne est le plus important de tous les audits. Il permet à une entreprise d'examiner ses propres systèmes, procédures et activités pour décider s'ils conviennent à l'entreprise et si le personnel les suit réellement.

Il permet à la direction de savoir si leurs normes de qualité sont respectées, si le système est aussi efficace et efficient qu'il devrait l'être et si des améliorations sont nécessaires.

Ils peuvent également fournir une ligne de communication dans toute l'entreprise et être un excellent facteur de motivation.

À quoi servent les audits internes?

Les critères des audits internes sont généralement les propres politiques, procédures et instructions de travail de l'entreprise.

Vous ne cherchez pas à effectuer un audit directement par rapport à une norme externe particulière au cours d'un audit interne, en reproduisant essentiellement ce que ferait un auditeur tiers; au lieu de cela, vous vous assurez que vos propres politiques et procédures sont correctement utilisées dans les tâches quotidiennes.

À condition que les documents internes de l'entreprise aient été élaborés conformément à toutes les exigences de conformité externes et référencent les normes appropriées, vos exigences externes doivent être couvertes. Cependant, une compréhension des normes et des exigences aide à fournir une base sur ce que la documentation devrait inclure.

Les audits ne doivent pas être craintifs

La plupart des normes et codes nécessitent des audits. Les audits doivent être considérés comme un avantage pour l'entreprise, plutôt que comme une corvée ou une imposition.

Un audit est utilisé pour recueillir des informations qui sont ensuite examinées et rapportées. Ce rapport discutera souvent du besoin d'amélioration ou d'actions correctives.

Mais un audit n'est pas une chasse aux sorcières pour blâmer un membre du personnel ou un domaine particulier de l'entreprise. Les audits doivent être menés de manière positive et transparente. Votre auditeur doit vous mettre, vous et votre personnel, à l'aise et en confiance au sujet de l'audit, plutôt que de vous faire peur.

Votre auditeur doit travailler avec vous pour s'assurer que votre audit fonctionne pour vous, tout en restant indépendant et objectif sur les informations qu'il a trouvées.

Ce qu'un bon audit peut faire

Confirmer si les procédures documentées sont suivies
Fournir des informations précises sur l'efficacité des procédures actuelles
Aider à l'élaboration de plans d'amélioration continue
Identifier où des changements de procédures sont nécessaires
Améliorer la connaissance et la compréhension des exigences des processus
Aide à minimiser les risques
Améliorer la sécurité au travail
Améliorer la communication interne
Confirmer les pratiques de travail positives
Fournir des informations pour aider à augmenter les ventes de vos produits ou services
Laissez-vous prendre des décisions plus éclairées pour aider votre entreprise à se développer

Calendriers et portées de l'audit interne

Comme nous avons établi que vous ne souhaitez pas simplement cocher une case et que vous souhaitez réellement utiliser vos audits internes à bon escient, votre calendrier d'audit doit être basé sur les évaluations des risques que vous effectuez.

Quels domaines de votre entreprise montrent qu'ils nécessitent une attention particulière pour le moment?
Dans quels domaines aimeriez-vous plus d'informations sur la façon dont ils font vraiment?

Examen de vos ressources

Vous devez également examiner vos ressources disponibles lors de la définition de votre calendrier d'audit.

Combien d'audits pouvez-vous réaliser de manière réaliste en un an?
Combien devriez-vous en faire?
Êtes-vous en mesure de réaliser suffisamment d'audits pour vous sentir à l'aise de répondre à vos exigences externes et de trouver les informations dont vous avez réellement besoin?

La portée de l'audit

Tout comme vous devez établir des priorités lors de la création du calendrier d'audit annuel, cela joue également un rôle important dans le développement de la portée des audits. La portée définit ce qui sera réellement examiné dans la vérification individuelle. Compte tenu de la taille potentielle des domaines et des processus à auditer, il est essentiel de savoir où votre attention est le plus nécessaire.

Lors de la création de vos calendriers d'audit et de vos étendues d'audit, vous devez tenir compte des éléments suivants:

Évaluations des risques récemment achevées
Informations relatives aux éventuels impacts financiers, produits et approvisionnement
Qualité des contrôles internes: sont-ils aussi solides que vous pensez qu'ils devraient l'être? Sont-ils utilisés?
Toute réclamation client reçue
Degré de changement ou de stabilité: Y a-t-il eu un important changement de personnel? Le même personnel est-il dans le département depuis sa création?
Résultats de la dernière mission d'audit et des actions correctives répertoriées: Ont-elles toutes été mises en œuvre?
Discussions avec le personnel à tous les niveaux sur les domaines qui, selon eux, nécessitent une attention particulière
Des compétences ou connaissances particulières sont-elles nécessaires pour mener à bien l'audit?

C'est votre audit

En fin de compte, quels que soient les responsables de l'audit interne, le personnel interne ou les sous-traitants externes, c'est votre audit et vous devez savoir quelles informations vous souhaitez consulter.

Les audits peuvent être aussi simples ou compliqués que vous le souhaitez. Et rappelez-vous que vous êtes le seul à savoir vraiment quelles informations sont importantes pour vous.

Si vous voulez savoir pourquoi un domaine de votre entreprise semble toujours faire mieux que d'autres, ou quel est le jour le plus populaire pour votre personnel pour prendre un jour de congé, un audit interne peut vous aider à le découvrir.