Devenir assistant séquestre: description de poste et tâches

Apprenez tout sur ce qu'est un assistant séquestre et ce que la description de poste implique!

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Avec mon diplôme en littérature alors que je plongeais dans un océan incertain de candidatures et d'entretiens, je ne m'attendais pas à ce que mes tentatives pour échapper au commerce de détail me conduisent à travailler sous séquestre. En fait, je n'avais jamais entendu parler d'entiercement avant d'avoir postulé pour le poste sur un coup de tête. Près de deux ans après le début de ma recherche désespérée de carrière, je faisais des recherches frénétiques sur Google et je choisis la meilleure tenue pour une interview pour avoir la chance de démarrer une carrière dont je ne savais rien.

Heureusement pour moi, débuter en tant qu'assistant d'entiercement n'exigeait rien de plus qu'un diplôme juste pour avoir un diplôme. Pour ceux, comme moi, qui ont des diplômes qui n'ont pas la meilleure réputation d'être «utiles» dans le monde du travail, le séquestre peut être un bon début. En fait, la personne pour qui je travaille comme assistante n'a même pas de diplôme d'études secondaires. Cependant, toutes les sociétés d'entiercement ne sont pas identiques, elles peuvent donc avoir besoin d'un diplôme ou d'une licence dans un domaine connexe, comme la banque ou l'immobilier, pour devenir un assistant d'entiercement. Ils peuvent également exiger une expérience dans ces domaines connexes pour ceux qui n'ont pas de formation.

Si vous envisagez de devenir un assistant d'entiercement, j'ai fourni un bref aperçu de ce que le travail implique ici, ainsi qu'une description de l'entiercement pour ceux qui n'en ont peut-être jamais entendu parler auparavant. N'oubliez pas que chaque société de dépôt fiduciaire est différente et les exigences en matière de dépôt fiduciaire varient selon l'état. Ce que j'ai énuméré ici est basé sur ma propre expérience en tant qu'assistant d'entiercement, de sorte que l'entreprise à laquelle vous pouvez choisir de postuler peut avoir des attentes quelque peu différentes pour les tâches d'un assistant d'entiercement.

Qu'est-ce que l'engagement?

Si vous n'avez aucune idée de ce qu'est l'entiercement, ce n'est pas grave. La plupart des gens qui passent par le bureau pour lequel je travaille n'ont aucune idée de qui nous sommes ni de ce que nous faisons non plus, même le jour de la fermeture. Ce que fait le séquestre et comment il le fait diffère d'un État à l'autre et d'une entreprise à l'autre. Fondamentalement, le séquestre est l'intermédiaire impartial (ou femme) entre deux parties (l'acheteur et le vendeur, l'emprunteur et le prêteur, etc.). Les agents d'entiercement et les assistants d'entiercement n'agissent que sur instruction de livrer des papiers, de remplir et d'enregistrer des documents, et de recevoir et de débourser des fonds.

Les assistants d'entiercement travaillent en étroite collaboration avec les agents immobiliers et doivent respecter les lois et réglementations immobilières.

La vérité sur via Wikimedia Commons (licence CC)

Devenir un assistant d'entiercement

Description de l'emploi

L'élément le plus fondamental de la description de poste pour ce poste est que vous agissez en tant que détective aux côtés d'un agent d'entiercement, rassemblant tout dans un seul paquet soigné qui est prêt à être utilisé le jour de la clôture d'une transaction. Un agent séquestre a besoin de quelques informations de base pour ouvrir une transaction, dont la plupart doivent être rassemblées par un assistant séquestre dès que possible:

• Adresse postale et numéro de colis (si disponible)
• Prix ​​de vente
• Noms complets de tous les acheteurs et vendeurs
• État matrimonial de tous les acheteurs et vendeurs
• Coordonnées de tous les acheteurs et vendeurs (adresses postales, numéros de téléphone et adresses e-mail)
• Nom du prêteur existant, numéro de prêt et coordonnées
• Coordonnées du nouveau prêteur (le cas échéant)
• Informations sur l'association des propriétaires (comme l'adresse, les informations sur la société de gestion et les cotisations)
• Montants des commissions

Être soucieux des détails est un aspect clé de la description de poste d'un assistant séquestre. Comme je l'ai déjà mentionné, le séquestre ne fonctionne que sous instructions, qui se présentent généralement sous la forme d'un contrat d'achat et de vente, d'un bon de commande, etc. Vous n'avez pas besoin de tout lire mot pour mot, assurez-vous simplement de rechercher les éléments clés de chaque document qui sont essentiels pour faire avancer la transaction. Le vendeur a-t-il fourni toutes ses coordonnées? Les acheteurs sont-ils célibataires ou mariés? Ce ne sont là que deux des nombreuses questions que vous souhaitez vous poser lors de la première ouverture d'une nouvelle transaction.

En tant qu'assistant de dépôt fiduciaire, vous serez probablement celui qui enverra des lettres et des chèques et effectuera les appels téléphoniques nécessaires pour divers fichiers à différentes étapes de la transaction. Soyez prêt pour beaucoup de tâches multiples, avec beaucoup de temps au téléphone et en tapant des e-mails tout en préparant et / ou en expédiant des documents.

Le troisième élément le plus essentiel de la description de poste d'un assistant séquestre est que vous devez avoir de grandes compétences en service à la clientèle. Ne soyez pas surpris si les gens vous appellent un peu anxieux ou stressé à propos des délais ou d'autres aspects d'une transaction qui peuvent devenir un peu plus difficiles que prévu. Le meilleur conseil que j'ai reçu de l'assistant d'entiercement qui a pris sa retraite juste après mon embauche était que vous ne pouvez pas faire beaucoup de choses à la fois. Elle a dit de ne pas oublier de faire les choses une étape à la fois et de ne jamais se précipiter parce que vous pourriez faire une erreur et aggraver les choses.

De plus, vous devez vous rappeler de ne jamais faire de promesse à un client pour quelque chose qui dépasse ce que vous pouvez faire ou de donner des conseils pour quelque chose dont vous ne savez rien. Les agents d'entiercement et les assistants d'entiercement ne devraient jamais donner de conseils juridiques. En cas de doute, référez le client à une personne liée à la question ou à la préoccupation qu'il a, comme son agent immobilier, son avocat ou son prêteur, plutôt que d'essayer de répondre vous-même à quelque chose.

Par exemple, l'une des questions les plus courantes que je reçois une fois qu'une vente est clôturée est "OK, où sont mes clés?" C'est une question à laquelle l'agent immobilier pourrait répondre, étant donné que ce sont eux qui ont les clés de la propriété. Habituellement, ils fournissent les clés le même jour, ce que je fais savoir au client, mais il est toujours préférable que le client demande toujours à l'agent immobilier pour être sûr.

Tâches d'un assistant d'entiercement

Comme je l'ai déjà mentionné, un assistant d'entiercement fait beaucoup de travail de détective, localisant des documents, collectant des informations et envoyant les bonnes informations aux bonnes personnes pour faire avancer la transaction. Chaque entreprise est différente, mais vous pouvez vous attendre à certaines tâches de base en tant qu'assistant séquestre, qui sont les suivantes:

• Envoi de lettres
• Collecte des informations de contact
• Collecte d'informations financières
• Envoi et / ou remise de documents
• Saisie d'informations dans un système informatique
• Rédaction de documents
• Répondre aux téléphones et aux e-mails
• Décaissement des fonds
• Prise de rendez-vous
• Répondre aux demandes d'informations
• Effectuer des signatures
• Rapports de titre de commande

En tant qu'assistant séquestre, il est important de se familiariser avec les différents types de documents ainsi qu'avec les lois et règlements concernant les transactions immobilières. Pour ceux, comme moi, qui sont capables d'acquérir cet emploi sans expérience ni formation connexe, cela peut sembler intimidant, mais la lecture des documents au fur et à mesure que vous les obtenez vous aidera à vous familiariser rapidement avec eux.

Les assistants d'entiercement doivent être des multi-tâches rapides, capables de gérer plusieurs délais serrés tout en gardant ce sourire sur leur visage pour les clients qui viennent signer. La description et les tâches d'un assistant d'entiercement peuvent sembler quelque peu décourageantes, mais cela peut être un travail vraiment amusant, surtout lorsque vous aidez les gens à réaliser leur rêve d'acheter leur première maison.

© 2013 Lisa