9 stratégies pour une utilisation efficace du courrier électronique au travail et plus

L'envoi et la réception d'e-mails sont courants dans les affaires dans presque toutes les communautés.

Lori Truzy

L'importance du courrier électronique pour les entreprises

Selon certaines estimations, le montant de la correspondance commerciale en ligne quotidienne à près de 130 milliards dans le monde. Le courrier électronique est un outil efficace pour les entreprises, mais les messages électroniques doivent être traités avec le plus grand professionnalisme. Malgré l'importance du courrier électronique dans les interactions commerciales, la plupart des employeurs fournissent rarement une formation à l'utilisation du courrier électronique. Par coïncidence, les travailleurs doivent saisir la distinction entre la correspondance personnelle et commerciale lorsqu'ils utilisent les ressources de l'entreprise.

Vraiment, les interactions commerciales avec le courrier électronique peuvent être préjudiciables si elles ne sont pas menées correctement. En tant que conseiller en réadaptation, j'ai travaillé avec des clients sur l'amélioration des compétences écrites et verbales pour l'environnement des affaires. De plus, j'ai aidé des employeurs à mettre en œuvre des stratégies pour communiquer efficacement par courrier électronique. Vous trouverez ci-dessous des techniques qui se sont avérées utiles et des idées pour créer une politique utile.

Sondage

Les interactions par e-mail se produisent tout au long de la journée de travail.

Lori Truzy

9 stratégies efficaces pour l'utilisation du courrier électronique au travail

1. Évitez les blagues inappropriées. L'utilisation de certains mots et expressions pour dénigrer une personne peut être un motif de renvoi immédiat. De nombreuses organisations ont des politiques contre l'utilisation d'un langage explicite, c'est-à-dire les écoles. Les types de commentaires offensants dans les courriels et autres communications comprennent: les insultes raciales, les déclarations d'origine nationale fanatiques, les commentaires biaisés sur le handicap d'une personne et les insultes liées à l'orientation sexuelle. Par conséquent, la recherche a montré que les entreprises profitent d'une réputation respectueuse envers les employés et le grand public. Restreignez votre vision personnelle de la comédie à partir des communications professionnelles, y compris les e-mails.

2. Tenez compte de l'heure de la journée. L'heure de la journée peut influencer les réactions à un e-mail. À la fin de la journée, une personne peut envoyer une correspondance en ligne dans un langage concis qui peut ne pas refléter ce que vous savez sur l'employé, le client ou l'entrepreneur. En outre, déterminez si l'envoi d'un e-mail en dehors des heures d'ouverture est approprié. Par exemple, envoyer un texto à un superviseur le soir lorsqu'il est en famille n'est peut-être pas une bonne idée. (Dans quelle mesure avez-vous besoin d'une réponse urgente? Le problème est-il mieux traité le jour ouvrable suivant?)

3. Essayez de ne pas envoyer de courrier électronique pendant les pauses et le déjeuner. Les gens utilisent les pauses et l'heure du déjeuner pour se ressourcer du stress au travail. Ils peuvent également faire face à des problèmes personnels pendant ces périodes. Pour ces raisons, contacter une autre personne par e-mail peut entraîner des réponses rédigées à la hâte avec des idées mal exprimées à l'heure du déjeuner ou de la pause. Une technique souvent utilisée par les professionnels consiste à réserver un temps pendant la journée de travail pour répondre et rédiger des courriels afin de maintenir la clarté et la concentration.

4. Déterminez quand l'e-mail n'est peut-être pas la meilleure option. Les sujets impliquant de longues conversations peuvent être mieux servis par des interactions en face à face ou par un appel téléphonique. De plus, les questions confidentielles ou les sujets sensibles doivent être évités dans les échanges de courriels sur le chantier, sauf avec le personnel ou le gestionnaire des ressources humaines approprié. Ces problèmes peuvent inclure: la discrimination potentielle, les écarts de rémunération et les problèmes de santé. De même, le brainstorming nécessite du temps et des efforts, ce qui rend une telle activité plus adaptée à une autre forme de communication. Essentiellement, les domaines de discussion qui nécessitent plus de quelques minutes pour être résolus peuvent ne pas convenir au courrier électronique.

5. Ne répondez pas avec colère. Recevoir du courrier électronique peut vous mettre dans un état d'esprit défensif. Cependant, calmez-vous avant d'envoyer votre réponse. Dans l'environnement de travail d'aujourd'hui, faire preuve de tact est un attribut très prisé des employés. De plus, évitez d'utiliser un vocabulaire grossier. Considérez ce fait: l'e-mail enragé que vous écrivez peut faire partie du cycle d'actualités du lendemain ou être publié sur les réseaux sociaux. En bref, vous souhaiterez peut-être conserver votre emploi tout en établissant des relations productives au sein et au-delà de l'organisation. En d'autres termes, démontrer une capacité de retenue émotionnelle peut profiter à votre cheminement de carrière global.

6. Réfléchissez avant d'envoyer votre e-mail. Tout d'abord, réfléchissez mentalement à votre sélection de mots pour la correspondance. Ensuite, rédigez un brouillon de l'e-mail. Enfin, examinez-le et apportez les modifications nécessaires. Si le temps le permet, permettez à une autre personne de vous faire part de vos commentaires. Assurez-vous que le sujet est le point central de l'interaction.

7. Utilisez des modèles le cas échéant. La mise en place d'un système réduit certains des problèmes liés au courrier électronique. De nombreuses entreprises et organisations développent et maintiennent des e-mails formatés pour diverses situations qui sont courantes pour l'entreprise. Refuser ou approuver des services, retourner des produits, ainsi que planifier des réunions ne sont que quelques-uns des domaines appropriés pour les modèles. Lorsqu'une organisation franchit une telle étape, la qualité de service peut être améliorée tout en réduisant les faux pas dans les échanges écrits. Les modèles sont également d'excellents outils permettant de gagner du temps.

8. Votre message doit être concis et poli. Composez votre message avec la compréhension que vous écrivez à un autre être humain. Utilisez une salutation et une clôture courtoises. Restez concentré sur l'objectif de l'e-mail tout en évitant l'argot et les insultes. Allez droit au but diplomatiquement. Ne soulevez pas de problèmes sans rapport avec vous.

9. Votre ton compte. N'intimidez pas vos collègues, sous-traitants ou consommateurs par écrit ou par toute autre forme de communication. Un langage menaçant peut avoir de graves conséquences. Gardez le ton de l'e-mail positif. Faites preuve de réflexion prospective en incluant des phrases qui démontrent une volonté de résoudre les problèmes. Un exemple pourrait être: "Je suis sûr que nous pouvons trouver une solution au problème."

Agir trop rapidement à un e-mail peut avoir des ramifications

Lori Truzy

Conséquences juridiques et considérations politiques

Il peut y avoir des ramifications juridiques liées aux e-mails envoyés à la hâte. En effet, les tribunaux ont reconnu la correspondance en ligne comme un document écrit. Par conséquent, comprenez les courriels comme des mémorandums commerciaux, de la documentation électronique ou des déclarations qui peuvent être examinées si le besoin s'en fait sentir. Dans la formation de nouveaux employés, les entreprises gagneraient à laisser les travailleurs s'entraîner avec différents scénarios pour améliorer leurs compétences en matière de gestion des e-mails. En substance, l'élaboration d'une politique et la participation à une formation sur l'interaction par e-mail aident une organisation à éviter les litiges. Voici quelques éléments importants d'une politique efficace concernant l'utilisation du courrier électronique. Cependant, les propriétaires d'entreprise peuvent souhaiter consulter un avocat avant de mettre en œuvre la politique sur le chantier.

Composants essentiels d'une politique de messagerie pour les entreprises

• Indiquez à quelle vitesse les employés doivent répondre aux messages en ligne légitimes.
• Précisez que chaque employé doit se former à l'utilisation appropriée des modèles.
• Informer les employés La correspondance en ligne utilisant les ressources de l'entreprise est sujette à examen à la discrétion de l'employeur ou par les autorités si nécessaire.
• Définissez quand les employés peuvent contacter d'autres membres du personnel, clients ou sous-traitants par e-mail. (Les téléphones doivent-ils être éteints pendant les réunions? Les préoccupations personnelles doivent-elles être adressées par e-mail pendant les heures de travail? Quand sont leurs exceptions?)
• Expliquez ce qu'il faut faire dans des circonstances inhabituelles. (En cas de message électronique particulièrement inquiétant, qui doit être contacté? Les autorités doivent-elles être avisées?)
• Comment le défaut de réponse au courrier électronique sera-t-il résolu? De plus, l'e-mail doit-il être ignoré ou transmis à un superviseur?
• Détaillez exactement la langue qu'un e-mail ne peut pas contenir. Par exemple: «Nos organisations ont une tolérance zéro pour les insultes raciales ou de genre dans la correspondance verbale ou écrite, y compris les courriels.
• Spécifiez les conséquences de la violation de la politique. Par exemple: «Si un employé se livre à un langage d'intimidation sur notre système de messagerie électronique, il sera soumis à un examen par les RH avec une cessation d'emploi en considération.

Arrêtez-vous et réfléchissez avant d'appuyer sur le bouton d'envoi

Lori Truzy

Sondage