6 conseils de gestion efficace du temps pour les employés et les propriétaires d'entreprise

Trouvez-vous que vous avez trop de choses à gérer en même temps?

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1. Analyser la situation

Remplir votre emploi du temps avec des activités et être occupé tout le temps ne signifie pas nécessairement que vous gérez votre temps efficacement. Se déplacer continuellement à grande vitesse a ses propres inconvénients, dont le moindre n'est pas le stress.

La réalité est que nous ne pouvons pas vraiment contrôler ou gérer le temps en soi. Ce que nous pouvons gérer, c'est nous-mêmes. Il est nécessaire de ralentir pour avoir une vue d'ensemble.

Posez-vous les questions: est-ce l'utilisation la plus productive de mon temps? Existe-t-il un moyen plus intelligent de réaliser ce que je dois avoir fait aujourd'hui sans passer autant de temps?

L'activité en elle-même peut être un problème. Il y a des moments où être occupé devient une approche évasive - un moyen d'éviter d'autres problèmes importants dans sa vie.

Par conséquent, se retirer pour réfléchir au lieu de se lancer continuellement dans des activités pourrait gagner du temps et rendre les efforts eux-mêmes plus efficaces et plus rentables.

Avoir une vision claire est essentiel

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2. Soyez clair sur votre rôle

Même dans un lieu de travail ordinaire, les problèmes associés à une mauvaise gestion du temps peuvent entraîner une situation de gestion de crise où les rôles et responsabilités d'origine d'un employé sont éclipsés et il se retrouve à passer tout son temps sur ce qui ne figurait pas dans la description de poste d'origine.

C'est pourquoi il est essentiel de définir avec une vision claire de ce qui doit être accompli et quels sont votre rôle et vos responsabilités. Si vous ne savez pas où vous allez, n'importe quelle route vous y mènera. Vous devez avoir une norme que vous pouvez utiliser en continu comme référence pour votre progression.

Si vous êtes employé, vous devrez peut-être avoir une réunion avec votre supérieur hiérarchique afin d'être clair sur vos priorités. L'ouverture de cette discussion pourrait également être bénéfique par d'autres moyens. Cela pourrait vous aider à réorganiser votre emploi du temps pour éviter l'épuisement professionnel et faciliter la délégation de tâches supplémentaires à d'autres membres de l'équipe.

Sachez qu'en raison de la nature changeante du monde des affaires, les priorités peuvent changer et les responsabilités avec elles. Ceci est particulièrement vrai pour les travailleurs indépendants. Organisez votre gestion du temps de manière à prendre en compte ces changements.

Protégez votre temps

3. Gardez votre horaire

Le temps est votre atout le plus précieux. La plupart des autres choses de la vie sont remplaçables, mais le temps ne l'est pas. Vous ne retrouverez jamais les années de votre vie déjà épuisées. La même chose s'applique à chaque seconde qui s'écoule en ce moment.

Il est donc non seulement nécessaire mais impératif de garder soigneusement votre temps. Gardez une liste d'actions et une fois que vous avez identifié vos tâches prioritaires et que vous avez réservé du temps pour les terminer, veillez à ce qu'il n'y ait pas d'interférences.

Cela inclut des mesures telles que l'activation de votre messagerie vocale, la désactivation des notifications par e-mail, la limitation des appels entrants, l'utilisation de réunions virtuelles au lieu de réunions en direct, la nécessité de prendre des rendez-vous dans le calendrier, l'utilisation de signes «Ne pas déranger».

Par exemple, si vous avez programmé une réunion pour durer 15 minutes, assurez-vous que tous les participants respectent la limite de temps et s'en tiennent au sujet traité. Un arrangement distinct peut être mis en place pour tous les problèmes superflus qui ne peuvent pas être traités dans le délai que vous avez défini.

En dehors de ce qui précède, cherchez continuellement des moyens de libérer votre temps. Cela vous rendra plus efficace. Toutes les quelques minutes économisées de chaque activité lorsqu'elles sont combinées ensemble à la fin de la journée peuvent faire une différence significative.

4. Tirer parti de la règle 80/20

Plus l'entreprise grandit, plus il y a de responsabilités et plus il est nécessaire d'avoir une gestion efficace du temps.

Ce qui a pu commencer comme une opération à une personne pourrait rapidement devenir si massif, avec des demandes aussi incroyables, que les choses deviennent incontrôlables si une gestion appropriée n'est pas mise en place.

Les tâches typiques auxquelles vous devrez vous préparer à l'avance comprennent la création et la gestion de stratégies commerciales, la supervision des travailleurs, la jonglerie avec les comptes, la recherche de nouvelles opportunités commerciales.

Il est donc important de trouver un moyen efficace de prendre en charge toutes les tâches et d'avoir encore une vie. En tant qu'homme d'affaires, vous pouvez être tellement pris à travailler dur pour respecter les délais que vous ne parvenez pas à identifier quelles sont les priorités et ce qui vous vole réellement votre temps, à chaque instant.

Selon la règle des 80/20, 80% des résultats sont obtenus à partir de 20% du temps et des efforts investis. Cette règle souligne l'importance de donner la priorité au temps sur ce qui est le plus productif. Identifiez les tâches spécifiques qui ont le plus d'impact sur votre entreprise et prévoyez du temps pour y travailler chaque jour.

Si 80% pour cent de vos résultats commerciaux sont le résultat de 20% du temps et des efforts que vous consacrez, c'est le pourcentage sur lequel vous devriez concentrer la plus grande partie de votre attention.

De nombreux propriétaires d'entreprise hésitent à sous-traiter et à déléguer des tâches, car ils estiment que cela ne fait qu'accroître leur base de coûts.

Mais lorsque l'entreprise se développe et qu'il est temps pour vous d'embaucher des personnes pour travailler pour vous, formez-les dans les 20% et attribuez-leur ces tâches. De cette façon, l'entreprise sera en mesure de générer suffisamment pour couvrir le coût d'embauche des nouveaux travailleurs. Vous reproduire de cette manière rendra les opérations plus efficaces et plus rentables.

Suivez comment vous passez votre temps

5. Vérifiez vous-même

Réservez une semaine pendant laquelle vous tiendrez un registre détaillé de vos activités et du temps consacré à chaque activité. Plus vous êtes détaillé, plus l'analyse sera précise.

La meilleure façon d'aborder cela est de diviser la journée en tranches de 15 ou 30 minutes, puis de noter ce que vous faites pendant ces plages horaires. Cet exercice vous aidera à faire en sorte que chaque seconde compte.

Les feuilles de temps ne sont pas seulement nécessaires pour les entreprises. Ils sont utiles pour les entreprises à tous les niveaux, y compris les pigistes et les propriétaires uniques. Vous pouvez choisir de conserver une feuille de temps informatisée quotidienne ou une feuille de temps papier.

Alternativement, vous pouvez simplement avoir un cahier ou un journal que vous emportez partout avec vous et mettre en place des rappels pour vous assurer de continuer à garder un journal approprié de votre utilisation du temps.

Une fois que vous vous êtes engagé à vous auditer de cette manière, vous aurez besoin de la discipline pour le maintenir. Le but de cet exercice est d'avoir un enregistrement qui peut être analysé. Tenir un journal permanent de vos activités et du temps passé vous aidera à identifier où va votre temps et à vous débarrasser des pertes de temps.

Ces pertes de temps comprennent des réunions inutiles, des tâches que d’autres devraient faire, des interruptions de téléphone ou de courrier électronique, des duplications de tâches, des activités peu prioritaires, l’extinction des incendies, une mauvaise planification et une désorganisation.

Vous serez en mesure de déterminer ce qui est improductif, perturbateur et inutile dans votre journée typique. Tout ce qui ne contribue pas directement ou ne soutient pas l'accomplissement de vos rôles et responsabilités est un signal d'alarme.

Le processus vous permettra également d'identifier les activités productives afin que vous puissiez déterminer si le temps qui leur est alloué est vraiment approprié. Vous serez en mesure d'avoir une image claire de combien est investi dans les 20% d'activités qui génèrent 80% des résultats dans votre vie et votre entreprise.

6. Prendre des mesures de soutien

Planifier à l'avance

Planifiez votre journée, semaine et mois à l'avance. Votre planification doit tenir compte des objectifs à court, moyen et long terme. L'absence d'une méthode structurée de gestion du temps entraîne des difficultés, notamment des délais manquants, des engagements professionnels et personnels déséquilibrés et la pression des engagements des autres.

Cela entraîne une détérioration. La performance est impactée négativement et au lieu d'être rentables, les activités deviennent lourdes. D'un autre côté, planifier à l'avance et appliquer des principes de gestion du temps appropriés les rend systématiquement habituels. Ils commencent à couler naturellement dans le cadre de votre vie quotidienne.

Communiquer

Impliquez les parties prenantes dans les décisions dans lesquelles vous vous engagez. Communiquez avec vos collègues, responsables, fournisseurs, autres équipes et clients qui ont un intérêt direct et seront impactés par les changements que vous apportez.

Partagez cette information avec les membres de votre ménage afin qu'ils puissent vous soutenir et vous donner l'espace dont vous avez besoin pour continuer.

Organisez vos tâches

Commencez par les tâches sortantes avant de vous attaquer aux tâches entrantes. Envoyez d'abord la communication importante requise pour la journée. Après avoir éliminé cela, installez-vous pour gérer le courrier entrant.

Prenez l'habitude de commencer avec des responsabilités en suspens avant de travailler sur de nouvelles. Effacez l'arriéré avant de vous lancer dans de nouvelles tâches.

Automatisez là où c'est possible

Automatisez au maximum vos tâches quotidiennes. Par exemple, si votre travail nécessite beaucoup de lecture et de saisie, vous pouvez utiliser les applications gratuites de synthèse vocale et de synthèse vocale pour gagner du temps.

Reposez-vous suffisamment

N'oubliez pas de faire des pauses pendant de courtes périodes entre les tâches. Cela empêchera l'accumulation de stress sur votre esprit et votre corps. Avoir suffisamment de temps pour vous reposer et vous rafraîchir vous rendra plus productif et votre esprit plus alerte.