5 façons de lutter contre le fluage de la lunette

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Le fluage de la portée, également appelé plaquage or, se produit lorsque des exigences qui n'étaient pas prises en compte auparavant pendant la phase de planification commencent à être intégrées dans un projet après le début du développement. Au fur et à mesure que ces exigences supplémentaires s'accumulent, les projets et les équipes de projet commenceront à se désagréger sous le poids du travail supplémentaire. Bien qu'il existe des exigences légitimes qui peuvent apparaître et qui devront être intégrées au plan de projet pendant le développement, la responsabilité incombe au chef de projet de conduire les conversations et de mettre en œuvre des processus qui empêcheront la portée du travail de s'étendre au-delà de ce qui est estimé. critique après que la portée initiale est déjà convenue. L'article suivant présente cinq outils que les chefs de projet peuvent utiliser pour contrôler le fluage de la portée.

5 façons de lutter contre le fluage de la portée

Rassemblez des exigences claires.
Avoir l'approbation de toutes les parties prenantes sur les exigences.
Changez le processus de contrôle.
Négocier
Planifiez les phases futures.

1. Rassemblez des exigences claires

La première partie d'une bonne collecte des exigences consiste à s'assurer que tous les acteurs clés sont connectés au projet dès le début. Une fois que vous êtes convaincu que tous les acteurs clés sont impliqués, un bon moyen de commencer à recueillir les exigences est d'avoir une conversation initiale avec le sponsor exécutif du projet pour avoir son avis sur les exigences et la laisser vous guider vers qui parler avec le suivant. Au cours de ces conversations, documentez les exigences fonctionnelles par rapport aux exigences non fonctionnelles, ainsi que les exigences requises par rapport aux exigences qu'il serait bon d'avoir. Une fois que vous avez atteint un point où vous êtes à l'aise, vous avez un bon départ dans la création des exigences, planifiez des sessions avec l'équipe plus large pour examiner les exigences et vous assurer que tout est pris en compte. Aditionellement,Pour vous assurer que tout est pris en compte au début du projet, essayez peut-être de mener une session de brainstorming ou de cartographier le flux de processus à un niveau élevé pour vous assurer que tout est pris en compte. Continuez à socialiser les exigences jusqu'à ce que vous soyez sûr qu'elles ont été correctement définies, ce qui donne à la portée de votre projet une base solide.

Le triangle de fer dans la gestion de projet illustre comment si l'un des éléments de portée, de calendrier ou de coût d'un projet change, les deux autres éléments changent également.

2. Approbation des parties prenantes

Une fois que vous avez entièrement défini les exigences d'un projet, un autre bon moyen d'éviter le dépassement de la portée consiste à demander à toutes les parties prenantes du projet d'approuver ces exigences. Si vous n'avez jamais demandé à des parties prenantes de faire cela auparavant, vous serez peut-être surpris du nombre d'exigences qui sont ajoutées ou modifiées lorsque vous commencez à leur demander de mettre leur signature sur elles et de valider qu'elles ont l'impression que tout a été capturé. Cela peut ajouter beaucoup de temps au projet au début, mais cela vous évitera beaucoup de douleur plus tard, car des exigences plus propres réduiront le risque de dérive de la portée. Un avantage supplémentaire de l'approbation des exigences par les parties prenantes est que s'ils viennent à vous pendant que le projet est en phase de développement et essaient d'élargir la portée du projet en ajoutant des exigences,vous pouvez leur rappeler le document qu'ils ont signé précédemment et leur rappeler qu'ils ne peuvent pas modifier la portée du projet sans affecter la chronologie et le coût du projet.

3. Processus de contrôle des modifications

Un bon processus de contrôle des changements confère à l'équipe qui dirige le projet la responsabilité d'approuver tous les changements apportés à la portée initiale du projet en tant que groupe. L'un des avantages d'un processus de contrôle des changements est qu'il sert de vérification et d'équilibre que le chef de projet n'opère pas dans le vide. Un autre avantage d'un processus de contrôle des changements est que la responsabilité de la prise de décision est partagée, car toutes les demandes de dérogation à la portée initiale du projet ont une demande détaillée soumise qui est approuvée par la haute direction du projet. Dans le cadre de la vérification, la direction du projet ne devrait pas seulement examiner la demande de base, mais aussi les risques, les coûts et les ressources associés à ce travail.

Comment effectuer un contrôle des modifications intégré dans un projet

4. Négocier

N'ayez pas peur de négocier avec les parties prenantes qui souhaitent modifier la portée convenue d'un projet. Cela nécessitera une certaine créativité de votre part. Une bonne tactique à utiliser peut être de dire que vous seriez heureux d'inclure cette exigence dans la portée du projet, mais seulement si d'autres éléments de la portée existante sont coupés pour libérer des ressources, de l'argent et du temps pour s'adapter au changement. Alternativement, si le demandeur souhaite vivement intégrer une exigence spécifique, il peut rédiger la demande de contrôle des modifications et la présenter au comité. Alternativement, une autre option consiste à explorer des moyens alternatifs d'intégrer ce que le demandeur recherche d'une manière qui n'aurait pas un impact dramatique sur la portée existante.

5. Phases futures

Une autre tactique consiste à travailler avec l'individu qui cherche à élargir la portée d'un projet et à voir s'il y a une opportunité de faire ce travail dans le cadre d'une phase future. Il s'agit d'une vente particulièrement facile si le demandeur a beaucoup de travail à faire. Le plus grand avantage de cette approche est peut-être qu'elle vous donne plus de temps pour analyser les demandes de manière appropriée et développer le meilleur plan à exécuter lors de l'ajout de cette fonctionnalité.