Une liste de contrôle pour les employeurs avant de congédier les employés

Lorsqu'un employeur ne sait pas comment licencier un employé, le risque est un litige en matière d'emploi qui est coûteux, prend du temps et distrait toute l'organisation. Les employeurs peuvent réduire leur risque de litige de congédiement injustifié en posant quelques questions avant de licencier un employé. Une liste de contrôle de licenciement permet à un employeur de savoir quand licencier quelqu'un en identifiant à l'avance tous les risques et problèmes juridiques. Quelle que soit la raison du congédiement de l'employé (mauvais rendement au travail, mauvaise conduite des employés ou suppression d'emploi), l'employeur peut prendre toutes les mesures supplémentaires nécessaires pour limiter le risque juridique avant qu'il ne soit trop tard.

Comment licencier légalement un employé

Questions pour évaluer les problèmes juridiques potentiels lors du licenciement d'un employé

En ce qui concerne toute décision de décharge, posez les questions suivantes:

L'employé est-il membre d'une classe protégée?
L'employé s'est-il absenté du travail à la suite de la naissance ou de l'adoption d'un enfant, de son propre état de santé grave ou de l'état de santé grave d'un conjoint, d'un enfant ou d'un parent?
L'employé a-t-il indiqué, ou existe-t-il des preuves objectives et crédibles que l'employé est incapable d'accomplir tout ou partie des tâches du poste en raison d'une blessure, d'une maladie ou d'une invalidité?
L'employé a-t-il demandé ou reçu des indemnités d'accident du travail?
L'employé a-t-il signalé une activité illégale ou contraire à l'éthique ou signalé une violation de la politique ou des règles de l'entreprise?
L'employé a-t-il déposé une plainte auprès d'un organisme externe ou une poursuite concernant des questions liées au travail ou participé à une enquête sur une plainte externe ou à une autre procédure?
L'employé a-t-il droit à une commission ou à une prime s'il continue à travailler?
L'employé est-il admissible à la retraite ou est-il sur le point de répondre aux critères d'admissibilité à la retraite?
L'employé s'est-il engagé dans une activité syndicale (comme l'organisation ou le piquetage) ou dans une autre activité protégée et concertée?
L'employé s'est-il plaint auprès de l'employeur ou d'autres personnes de problèmes de sécurité ou d'autres questions d'intérêt public (dénonciation)?
Des promesses (écrites ou verbales) ont-elles été faites à l'employé concernant le maintien de l'emploi, l'emploi pour une durée donnée ou les raisons pour lesquelles l'employé pourrait être congédié?
La raison indiquée pour le congédiement est-elle contredite par des documents relatifs au rendement ou à l'historique de travail de l'employé (comme les évaluations de rendement, les augmentations de salaire, les primes) ou d'autres documents?

Si la réponse à l'une des questions ci-dessus est OUI, l'employé peut être en mesure de présenter une réclamation pour discrimination ou congédiement injustifié. Consultez un conseiller juridique pour déterminer le risque de congédiement dans de telles circonstances.

Considérations relatives aux décharges liées aux performances

Avant de congédier un employé pour mauvaise performance au travail, posez les questions suivantes:

Le rendement au travail attendu est-il conforme à la classification du poste?
Les attentes ont-elles été communiquées à l'employé?
L'employé a-t-il reçu la formation et les autres ressources nécessaires pour performer au niveau attendu?
Le rendement de l'employé n'a-t-il pas atteint la norme attendue?
L'employé a-t-il été avisé du manque de rendement et a-t-il eu une possibilité raisonnable de s'améliorer?
L'employé a-t-il été informé des conséquences d'une incapacité à améliorer les performances au niveau attendu?
Existe-t-il une documentation sur les problèmes de performance et les efforts pour résoudre les problèmes?
Tous les employés présentant des déficiences de performance similaires ont-ils été traités de la même manière?

La réponse à chacune des questions ci-dessus doit être OUI avant de procéder à la décharge.

Considérations relatives aux congés liés à la conduite

Avant de congédier un employé pour inconduite ou violation des règles de travail, tenez compte des questions suivantes:

Existe-t-il une règle ou une politique de travail écrite?
La règle est-elle raisonnablement liée aux opérations sûres et efficaces de l'employeur?
L'employé était-il au courant ou aurait raisonnablement dû être au courant de la règle ou de la politique de travail?
L'employé a-t-il été suffisamment averti des conséquences d'une violation des règles? (Cela peut être démontré par la connaissance de la règle par l'employé, la communication de la règle par l'employeur, l'application cohérente de la règle et la formation.)
Une enquête juste et objective a-t-elle été menée et l'employé a-t-il eu l'occasion de raconter sa version de l'histoire?
Existe-t-il une preuve substantielle ou une preuve de culpabilité fondée sur les faits découverts au cours de l'enquête, compte tenu des motivations de l'employé et du but visé par la règle?
Le congédiement est-il une sanction raisonnable, compte tenu de la gravité de l'infraction et des antécédents, de l'ancienneté et de l'intention de l'employé?
Le congédiement est-il compatible avec le traitement des autres employés dans des circonstances similaires?

La réponse à chacune des questions ci-dessus doit être OUI avant de procéder à la décharge.

Considérations relatives aux congédiements dus à la suppression d'un emploi

Avant de congédier un employé en raison de la suppression de son poste, réfléchissez aux questions suivantes:

Y a-t-il une raison objective à la suppression de l'emploi (comme le déclin de l'activité, le changement technologique, la délocalisation géographique, etc.)?
Existe-t-il une documentation sur les critères de sélection objectifs pour choisir les employés dont les postes sont éliminés (comme l'ancienneté, le rendement documenté antérieur, etc.)?

La réponse aux questions ci-dessus doit être OUI avant de procéder à l'élimination de l'emploi.

Y a-t-il des preuves suggérant que l'élimination de l'emploi est un subterfuge pour congédier l'employé pour une autre raison?
Y a-t-il une intention de remplacer le poste de l'employé?
Une analyse des employés sélectionnés pour l'élimination de l'emploi indique-t-elle un impact négatif statistiquement significatif sur la base de l'âge, de la race ou du sexe? (Veuillez noter que l'analyse des effets négatifs doit être menée sous la direction d'un conseiller juridique afin qu'elle puisse être protégée en vertu du secret professionnel de l'avocat.)

Si la réponse à la question est OUI, discutez avec le conseiller juridique du risque de procéder à une suppression d'emploi dans de telles circonstances.

L'employé est-il couvert par une convention collective qui contient des dispositions spécifiques relatives à la réduction des effectifs (comme le préavis requis, le mode de sélection pour une réduction des effectifs, l'admissibilité aux indemnités de départ, etc.)?
L'élimination de l'emploi fait-elle partie d'une fermeture d'usine (la fermeture permanente ou temporaire d'un seul site d'emploi entraînant la perte d'emploi de 50 employés ou plus) ou d'un licenciement collectif (une perte d'emploi sur un seul site d'emploi d'au moins 33% les employés et au moins 50 employés) de telle sorte que les avis en vertu de la Loi sur l'ajustement et le recyclage des travailleurs (AVER) seront déclenchés?
L'employé sera-t-il invité à signer une décharge de réclamations liées à l'emploi dans le cadre d'un programme d'incitation à la sortie ou d'un autre programme de licenciement (indemnité de départ) offert à plus d'un employé de telle sorte que les exigences de la Loi sur la protection des travailleurs âgés (OWBPA) seront déclenché?

Si la réponse à ces questions est OUI, consultez le conseiller juridique pour vous assurer que toutes les exigences légales et contractuelles sont respectées.

Conclusion

En identifiant et en traitant de manière proactive les risques juridiques avant de prendre la décision finale de décharge, les employeurs peuvent réduire leurs risques de litige en cas de licenciement abusif et renforcer leurs défenses en cas de poursuite.