Gérer et comprendre l'objectif des budgets

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Vous vous inquiétez peut-être de nombreux problèmes liés à la budgétisation. La budgétisation traite de l'argent, de l'argent de l'organisation / de l'entreprise, de l'argent du sponsor, de l'argent d'un autre bailleur de fonds privé, selon le fonctionnement de l'organisation / de l'entreprise, mais dans chaque scénario, vous avez affaire à de l'argent.

Il se peut que vous ayez tellement de choses à faire, des plaintes de clients, des problèmes avec les fournisseurs, les fournisseurs de services peuvent avoir fermé; vous pensez peut-être ajouter ce petit supplément en plus du budget de l'année dernière, au cas où! Remettez le budget développé à un comptable et détendez-vous! Ou prévoyez de dépenser tout ce qui est alloué sur un budget! Ou penser que rester dans un budget vous prouvera que vous êtes un employé / gestionnaire de budget efficace! Non, la réponse est NON. Vous devez assumer la responsabilité de chaque action et partie du budget, comprendre la finalité des budgets et savoir les gérer.

La budgétisation n'est pas un processus simple qui est développé et laissé en tant que tel, mais c'est un système continu qui nécessite une surveillance, un contrôle, un enregistrement, des rapports et bien d'autres tout en suivant les exigences légales et réglementaires de l'organisation. Cela en soi est explicite, nous disant que la procédure de budgétisation ne se limite pas à l'élaboration et à l'approbation des budgets, mais implique l'énorme responsabilité de la gestion des budgets; c'est ce que sont les entreprises; on ne peut jamais dire que l'on n'a plus rien à faire, il y a toujours du travail ou un autre.

Cet article est basé sur l'unité NVQ niveau 4 «Gérer les budgets» et a une valeur de crédit de 5.

1: Comprendre l'objectif des budgets

1.1 Expliquer le but et les avantages de la gestion efficace et efficiente des ressources financières.

La gestion efficace et efficiente des ressources financières est une norme de gestion financière et de performance, ce qui signifie un rapport qualité-prix raisonnable. L'efficacité dans la gestion des ressources financières signifie que l'entreprise atteint des performances maximales avec un minimum d'intrants et avec très peu de gaspillage. L'efficacité de la gestion des ressources financières signifie que l'entreprise est en mesure de fournir / livrer des services et des produits avec succès en atteignant tous ses buts et objectifs.

Le but et les avantages d'une gestion efficace et efficiente des ressources financières sont les suivants:

• Vous avez un plan à court terme pour les dépenses de l'entreprise; généralement pour une période d'un an.
• Vous aurez une bonne idée de l'allocation des ressources financières, des buts ou objectifs pour lesquels chaque ressource financière sera allouée et serez prêt à rechercher des alternatives en cas de problème; en d'autres termes, les flux de trésorerie seront adéquats et parfaits
• Vous obtenez un maximum d'avantages pour l'argent que vous dépensez.
• Vous pouvez examiner les coûts et les avantages de chaque objectif ou objectif et établir des priorités en conséquence
• Vous avez la possibilité d'évaluer différents objectifs et de financer le plus rentable
• Vous pouvez spécifier des buts et objectifs pour la période de budgétisation.
• Lorsqu'un objectif / but / tâche ne suit pas le déroulement normal mais présente des écarts par rapport au plan réel, vous êtes en mesure d'évaluer les raisons des écarts et de prendre les mesures nécessaires pour les corriger.

• Vous pouvez éviter les dépenses excessives, les sous-dépenses et également couvrir les dépenses imprévues
• Vous êtes capable de planifier et de contrôler l'argent ou les finances et cela se fait par un suivi, une évaluation et des examens constants.
• Vous ne pouvez apporter les modifications nécessaires que si une bonne gestion des ressources financières est en place
• Il améliore le fonctionnement global de l'entreprise / organisation

1.2 Identifier les exigences légales, réglementaires et organisationnelles pour la gestion d'un budget.

Pour les organisations en fonction de leur mode de fonctionnement et de leur dépendance vis-à-vis du gouvernement et d'autres systèmes, la gestion du budget doit respecter les exigences légales, réglementaires et organisationnelles. La budgétisation est un processus complexe et doit être intégré aux stratégies, services, valeurs, objectifs, etc. de l'organisation.

Certaines des exigences légales, réglementaires et organisationnelles pour la gestion d'un budget sont:

• Suivi des performances par rapport au budget de l'organisation
• Cohérence dans la budgétisation
• Précision et transparence dans la budgétisation
• Soyez sage et évitez les erreurs dans la gestion des budgets
• Estimations solides et fermes pour le budget
• Ressources adéquates (niveau minimum de) pour financer divers services nécessaires au fonctionnement de l'organisation
• Signaler tout déficit bien à l'avance à l'organisation
• Surveiller le budget et le contrôle améliorant ainsi les performances

• Prendre les mesures nécessaires en cas de déficit ou de dépenses excessives
• Le système de planification financière doit être précis et impeccable.
• Tout changement dans les services doit être prévu, les changements de politiques doivent être remplacés par d'autres et prévoir les coûts pour l'avenir
• Répondre aux demandes, les ressources doivent correspondre aux dépenses
• Examiner les performances par rapport aux budgets, hiérarchiser les éléments du budget en fonction de l'importance des prestations de services
• Ayez toujours des enregistrements d'estimations pour l'avenir
• Ayez des plans à long terme en main
• Avoir des directives détaillées sur diverses dépenses avec des raisons
• Reportez-vous au budget de l'année précédente et utilisez-le comme base, recherchez les changements de service, les changements de coûts, etc.

• Les décisions sont prises par un conseil ou un comité qui s'occupe des finances et de la budgétisation
• Impliquez des personnes qui s'occuperont directement des budgets
• Regardez les implications de chaque élément sur le budget, les objectifs de l'organisation, les buts fixés, les faits pratiques sur le budget, etc.
• Les plans et les réserves doivent être prêts en période de déficit
• Avoir un suivi, un contrôle et un reporting appropriés + des procédures de revue de budget

1.3 Décrire les différents types de systèmes budgétaires et leurs caractéristiques.

Les systèmes budgétaires font partie du processus de planification et de contrôle d'une entreprise. Lors de la planification des entreprises, il peut s'agir d'un plan à court terme ( moins d'un an ), d'un plan à long terme ou d'un plan à moyen terme. En fonction du plan, du type d'organisation et en tenant compte des divers faits impliqués, vous devriez être en mesure de choisir le bon type de système budgétaire. Il existe différents types de systèmes budgétaires. Nous en examinerons quelques-uns et leurs caractéristiques.

Budgétisation traditionnelle:

Dans ce type de budgétisation, les informations et les chiffres de l'année précédente sont pris en compte et le budget est créé pour l'année suivante avec des variations mineures si nécessaire. Ces systèmes de budgétisation sont faciles à développer et à mettre en œuvre. Ils sont également efficaces en termes de coût et de temps. Cependant, il y a quelques inconvénients à utiliser ce système car ils suivent le processus de budgétisation descendante où le budget est imposé par la haute direction. Ils ne sont pas non plus très flexibles et ne peuvent pas être utilisés pour des systèmes de budgétisation à long terme.

Budget basé sur les activités (ABB):

La budgétisation ici est basée sur les activités qui ont causé une dépense. En fonction de l'activité et de ses avantages, les ressources sont allouées. Ceux-ci sont très précis dans le sens où le suivi des coûts pour chaque service / objectif est plus facile. Cela prend beaucoup de temps, est complexe et coûte plus cher.

Budget glissant:

Il s'agit de budgets à court terme dans lesquels des budgets sont ajoutés pour chaque période glissante. Par exemple, un budget pourrait avoir été élaboré pour seulement 3 mois et à l'expiration de cette période, un nouveau budget sera ajouté en tenant compte des faits et des chiffres de la période glissante précédente. Comme ce budget examine les plans à court terme, les budgets sont toujours à jour et réalistes. Cela prend plus de temps car le budget doit être préparé assez souvent ( tous les quelques mois ) plutôt qu'une fois par an.

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Budgétisation descendante:

Le budget est préparé par la direction générale et est transmis avec autorité aux employés de l'organisation. Celles-ci sont courantes dans les petites organisations ou les nouvelles entreprises. Parfois, les gestionnaires qui manquent de compétences en matière de budgétisation, qui ne sont pas conscients des résultats positifs d'autres systèmes de budgétisation, imposent des budgets aux employés en utilisant ce processus. Cependant, cela peut ne pas être toujours le cas et parfois tous les employés n'accepteront pas le budget. Cette procédure de budgétisation prend moins de temps et peut nécessiter une motivation pour un accord.

Budgétisation ascendante:

Les gestionnaires se réunissent pour discuter et prendre des décisions sur les budgets. C'est exactement le contraire de la budgétisation descendante. Les compétences et les idées de différentes personnes sont réunies lors de l'élaboration du budget et, par conséquent, la qualité du processus de budgétisation est bonne. Ces systèmes sont utilisés dans les grandes organisations / entreprises bien établies. Les gestionnaires impliqués auront de bonnes compétences en matière de budgétisation et les idées sont recueillies auprès du personnel expérimenté de chaque département. Ce type de budgétisation prend du temps.

Budgétisation base zéro (ZBB):

Dans ce cas, les budgets sont préparés à partir du niveau de base, c'est-à-dire à partir de la base zéro. Dans le processus de budgétisation à base zéro, toutes les tâches / services sont préparés, ce qui aidera à atteindre les objectifs de l'organisation. Les gestionnaires décident de la priorité de chaque service en fonction de la façon dont l'organisation en bénéficiera. Sur la base de cette priorité, des ressources sont allouées. Certains domaines dans lesquels ZBB peut être utilisé sont la formation, la R&D, les services à but non lucratif, etc. Il s'agit d'une forme très efficace de système de budgétisation, mais qui prend beaucoup de temps. Les managers doivent être hautement qualifiés pour développer un système ZBB.

Budgétisation incrémentale:

Il s'agit d'un type de système de budgétisation où toute anticipation d'augmentation ou de diminution des revenus de l'entreprise est prise en compte lors de l'élaboration du budget. Ce type de budgétisation est simple et efficace en termes de coût, mais n'inclura aucune autre dépense comme les dépenses ponctuelles, les dépenses d'urgence, etc. Il s'agit d'une forme de budgétisation très simple et rapide qui peut parfois conduire à des erreurs d'allocation des ressources.

Budgétisation basée sur le profit:

Ce type de budgétisation est basé sur les réalisations de profit; c'est-à-dire en fonction du montant des revenus ou des bénéfices attendus pour un exercice donné. La plupart des entreprises utilisent ce type de budgétisation comme méthode courante de budgétisation, mais ne peut être considérée comme une méthode formelle de budgétisation. Comme ce budget est basé sur le profit, si les ventes sont affectées, cela affectera également le budget.

Lectures complémentaires

• Gérer les budgets: comprendre comment rapporter les performances par rapport aux budgets La

  gestion d'un budget ne se limite pas à la gestion, mais implique également de rendre compte des performances par rapport aux budgets. Cela a son propre but et ses avantages et contribue également aux prévisions budgétaires futures

• Comprendre comment gérer les budgets La

  gestion d'un budget est une compétence essentielle pour toute entreprise. La surveillance budgétaire implique la surveillance, le contrôle, l'enregistrement des dépenses, la minimisation des coûts et l'identification des situations qui nécessitent des mesures correctives.